A principios de la década de los años ochenta, el Gobierno comenzó a elaborar los denominados Censos Guía de Archivos de España. El Ejecutivo, en un intento por no perder la ingente cantidad de documentos que se acumulaban en los ayuntamientos, formó equipos específicos para cada provincia. Estos debían encargarse de supervisar el conjunto de información de cada municipio para, al menos, constatar su existencia. Estos esfuerzos revelaron la grave y delicada situación de muchos de estos ejemplares, lo que motivó a la Diputación a poner en marcha un Servicio de Recuperación de Archivos.
A punto de cumplir tres décadas, este departamento de asesoramiento a 368 ayuntamientos de la provincia (sin contar con los de Burgos, Aranda y Miranda) ya ha conseguido documentar, clasificar y posteriormente ordenar los papeles de 223 pueblos. A estos se sumarán este mismo año los de Palazuelos de Muñó, Arandilla, Quintanaélez, Cascajares de la Sierra, Jaramillo Quemado y Vizcaínos.
«Se comenzó inventariando los archivos que, en principio, contaban con mayor riqueza patrimonial», explica Carlos Marquina, jefe de la sección de Recuperación de Archivos Municipales. Arauzo de Miel, Ibeas de Juarros y La Puebla de Arganzón fueron los primeros en suscribir un convenio de estas características con la administración provincial.
Los libros más valiosos son escaneados digitalmente para preservarlos. - Foto: Luis López AraicoEn la última convocatoria, lanzada en 2018, se presentaron 37 municipios que se comprometen a aceptar unas bases a través de las cuales asumen el 20% del coste total del trabajo -la cifra no suele superar el millar de euros- y a mantener los documentos que les entregan tras meses de trabajo en condiciones óptimas y con acceso restringido. El objetivo final de este proceso es tanto la preservación de los fondos documentales como la agilización de los trámites administrativos de los alcaldes y secretarios en su labor cotidiana.
«Hay que conocer de dónde venimos para saber hacia dónde vamos», apunta Raquel Contreras. La diputada del área de Cultura destaca la labor «fundamental» que ejecutan estos empleados públicos y que permite a todas las localidades que lo consideren «preservar y poner en valor» su patrimonio. El Servicio está formado por cuatro trabajadores respaldados por diferentes empresas externas que les brindan apoyo en las tareas de transporte, digitalización o restauración. Cuentan con un presupuesto anual que se mueve alrededor de los 200.000 euros.
un trabajo ingente. Con sede en el Real Monasterio de San Agustín -aunque con soporte técnico desde el complejo de Fuentes Blancas- en casi 30 años ya han registrado casi 1,2 millones de documentos. Desde licencias hasta proyectos, pasando por libros de actas, fueros, confirmaciones, villazgos, expedientes, ordenanzas, cesiones o privilegios rodados. Es precisamente este tipo de certificado el que representa el archivo más antiguo que han pasado por las manos de los empleados.
Se trata del permiso que concedió el Ayuntamiento de Belorado y data del año 1178. Además, cuentan con hasta 30 anteriores a 1300. En 2018 iniciaron un nuevo programa que consiste en la digitalización de las imágenes previas al 1750: pues bien, desde esa fecha hasta hoy se han inmortalizado y etiquetado cerca de 300.000.
El proceso, una vez firmado el acuerdo entre la administración local y la Diputación, arranca con el transporte del archivo desde su ubicación original hasta las dependencias provinciales. Una vez en Burgos, y tratando de mantener el orden primitivo, se empieza a definir y clasificar por unidades documentales. «Es un trabajo que se va completando a lo largo del proceso, ya que pueden surgir documentos nuevos que se adjunten», asegura Marquina.
Cuando se terminan de cotejar se describen para incorporarlos a una base de datos desde la que en el futuro es sencillo localizarlos a través de numerosos campos de descripción o etiquetas. Además, los documentos que se encuentren dañados y que tengan cierto valor se someten a un procedimiento de restauración para preservarlos. El orden en el que se devuelve el archivo a su legítimo propietario, cada ayuntamiento, no es cronológico: el programa informático que emplean es el encargado de sugerir la mejor de las soluciones para que se optimicen las búsquedas a posteriori. Finalmente se llevan de nuevo a las instalaciones de los consistorios en los que reposarán para la consulta de los interesados.
Belorado, Castrojeriz, Lerma, Espinosa de los Monteros o Santa Gadea del Cid son algunas de las localidades que tienen archivos más antiguos. Todos aquellos pueblos que tengan pensado acudir a próximas convocatorias han de estar atentos, ya que se espera que a finales de este mismo 2024 puedan publicarse las bases para las próximas anualidades. Al margen de estos encargos, el Servicio ofrece también asistencia como depósito y organiza jornadas y cursos.